KONTEKS MANAJEMEN PROYEK
1. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruh nya pada proyek
§ - Frame structural : berfokus pada peran dan tanggung jawab , koordinasi, dan control. Grafik organisasi membantu mendefinisikan frame ini.
Banyak organisasi focus pada frame structural :
ü Kebanyakan orang memahami apa bagan organisasi
ü Banyak manajer baru mencoba untuk mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain nya diperlukan.
ü 3 struktur organisasi dasar : fungsional, proyek, matrik.
§ - Frame sumber daya manusia : focus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan oraganisasi dan kebutuhan masyarakat.
§ - Farme politik : menganggap organisasi koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekeuasaan merupakan masalah utama.
§ -Frame simbolik : berfokus pada symbol dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting.
Kebutuhan Standar Organisasi :
ü Standar dan pedoman membantu manajemen proyek menjadi lebih efektif
ü Manajemen senior dapat mendorong :
- Penggunaan bentuk standar dan perangkat lunak untuk manajemen proyek
- Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status
- Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status
- Pembentukan kantor maanjemen proyek atau pusat keunggulan.
2.Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek IT
§- Stakeholder proyek adalah orang-orang yang terlibat atau berpengaruh oleh kegiatan proyek
§ - Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek
§- Menggunakan 4 frame organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan
§ Senior eksekutif stakeholder sangatlah penting
§ - Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu factor kunci yang terkait dengan proyek sukses
- Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek mengaman sumber daya yang memadai , mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik secara tepat waktu , menerima kerja
§ sama dari orang-orang di seluruh organisasi dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.
§ Perlunya komitmen oragnisasi teknologi informasi
§ Jika organisasi meiliki sikap negative terhadap IT, akan sulit untuk proyek IT untuk berhasil
§ Meiliki Chief Information Officer (CIO)pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek-proyek IT
§ Menetapkan orang non IT untuk proyek IT juga mendorong lebih banyak komitmen
3. Phase dan siklus hidup proyek
§ Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek
§ Tahap proyek bervariasi, tetapi beberapa tahapan umum adalah konsep, pengembangan pelaksanaan dan dukungan.
4.. Siklus hidup produk
§ Produk juga memiliki siklus hidup
§ Pengembangan system life cycle (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam mengembangkan dan memelihara system informasi
§ Tahap SDLC meliputi perencanaan,analisis, desain, implementasi dan dukungan
Contoh model SDLC :
ü Model air terjun (waterfall): telah didefinisikan dengan baik, tahap penegmbangan system dan dukungan
ü Spiral model : menunjukan perangkat lunak yang dikembang kan menggunakan pendekatan iterative atau spiral daripada pendekatan linier.
ü Incremental release model : menyediakan untuk pengembangan perangkat lunak oprasional progresif
ü RAD model : digunakan untuk menghasilkan system secara tepat tanpa mengorbankan kualitas
ü Prototyping model : digunakan untuk mengembangkan prototype untuk memperjelas kebutuhan pengguna.
5. Fungsi kerja manajemen proyek
§ - Menentukan lingkup proyek
§ - Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi
§ - Kembangkan daftar tugas rinci
§ - Perkiraan waktu yang diperlukan
§ - Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal
§ - Menidentifikasi diperlukan sumber daya dan anggaran
§ - Evaluasi proyek yang dipelukan
§ - Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko prepare contingensy plan
§ - Menidetiifikasi ketergantungan
§ - Berpartisipasi dalam tahap review proyek
§ - Mengelola perubahan proses control
§ - Laporan status proyek
6. Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek
§ - Keterampilan komunikasi : mendengarkan, membujuk
§ - Keahlian organisasi : perencanaan, penetapan tujuan, menganalisis
§ - Keterampilan Team Building : empati, motivasi, esprit de corps
§ - Keterampilan kepemimpinan, misalnya set, energik, visi, delegasi, positif
§ - Keterampilan mengatasi : fleksibilitas, kreativitas, kesabaran, ketekunan
§ - Keterampilan teknologi : pengetahuan proyek
7. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif
§ Manajer proyek yang efektif :
ü Kepemimpinan dengan member contoh
ü Visioner
ü Teknis yang kompeten
ü Menentukan
ü Komunikator yang baik
ü Good motivator
ü Berdiri untuk manajemen atas bila perlu
ü Mendukung tim anggota
ü Mendorong ide-ide baru
§ Manajer proyek tidak efektif :
ü Memberikan contoh yang buruk
ü Tidak percaya diri
ü Tidak memeiliki keahlian teknis
ü Komunikator yang jelek
ü Motivator yang miskin atau buruk
